中应该问自己的有价值问题
为了使公司长期处于竞争地位甚至创造竞争优势 与业务流程数字化和数字文档管理相关的战略问题是重要的问题。从中期来看 主要目标是为长期负担过重的员工提供简化行政和重复流程的工作工具。 您想了解更多关于无纸化办公的信息吗 在以下指南 白皮书中了解如何通过 个步骤实现 几乎 无纸化办公。我们为您提供在数字化转型过程的提示您还将收到有关数字化项目的合适程序和方法的建议。
为什么要在您的 中推动数字化 最迟自
以来 瑞士公司越来越多地处理数字化和数字化转型的话题。对于中小企业来说 经常会出现这样的问题 即为什么他们应该改变现状 因为事情往往 不 肯尼亚电话号码列表 会那么糟糕 。董事总经理意识到 业务流程仍然可以在这里和那里进行优化 但繁忙的日常业务具有优先权。 同时 数字化转型也是一个具有挑战性和复杂性的话题。由于您只知道现状 但有时甚至不知道可能性 因此也很难评估潜力。 我很乐意在这一点上对智能手机进行比较 在 将 推向市场之前 没有人想要智能手机。
手机是用来打电话和发短信的
如今 拥有无数可能性的智能手机已变得不可或缺。这些优势 可能性和潜力只有在 出现后才被认识到。情况与数字化主题类似。 的一项 研究 也表明 早期选择数 博导 字化的竞争对手具有市场优势 并且领先于其他公司。多年来 在接受调查的公司中 这种评估从 年 增加到 年 。 在下面的视频中 您将了解为什么现在应该开始数字化业务流程和文档存储的更多原因。 结论 您将在下面找到 个应该立即解决数字化主题的理由。 竞争 价格和时间压力以及稀缺资源都在增加。
发票处理可以从收据到过帐
与外部各方的数据交换也可以标准化 无需通过电子邮件或外部数据平台手动交换数据。 纸质发票处理 应付账款处理是经典的 基于纸张的卓越流程。发票以纸质形式在公司中流通 最终由会计部门登记和支付。根据会计软件的不同 这有时更容易 有时更复杂。 然而 纸质发票的吞吐时间和流通发票缺乏透明度 关键词 现金流 往往是一个挑战。 随着越来越多的发票通过电子邮件收到 物理处理发票变得越来越困难 特别是对于纸质公司 因为必须先打印发票。
借助 解决方案 实现数字化 并在必要时实现
自动化由于一致的工作流程和完全透明 减少了吞吐时间 并通过自动过账减少了会计工作。 类似的合同和期限管理 合同在许多公司中发挥着重要作用 并且在 哈萨克斯坦电话号码列表 各种情况下都可能产生财务后果。例如 错过终止日期可能会导致另一年发生费用。或者错误地没有按时续签合同。 纸质版本的签名过程也相当冗长。合同必须打印出来 邮寄并索回。除了邮寄费用外 较长的签名周期尤为重要。在完全签署的文件可以提交之前再次跟进的情况并不少见。
在数字化办公室中 合适的员工会在合
适的时间收到即将到来的任务或截止日期的通知 并且可以在没有时间压力的情况下采取行动。此外 各方可以通过数字签名快速轻松地签署电子合同。 或 等现代 解决方案连接知名签名提供商 例如 或瑞士提供商 。这样 签名过程可以很容易地通过工作流触发。不再 博导 需要上传和下载已签署的合同。 结论 这些只是对办公效率产生负面影响的几个实际例子。重点因行业和公司规模而异然而 数字化 审计证明归档与各种规模和所有部门的公司都相关 并且通常是办公室数字化的第一步。
供应商发票和送货单等收
他们不能完全远程工作 只能在实体办公室工作 如果扫描后的文件在数字收件箱中 自动读出和分类 会怎样 您可以通过单击鼠标来归档文档 而不必担心正确的位置或命名。如果通过电子邮件将发票 订单确认 订单和送货单等管理文件发送到专用电子邮件收件箱 事情会变得更加容易和快捷。在这种情况下 文档会自动进入数字收件箱并被读出扫描被完全消除。
尤其是在到大量文件的部门 这意味着可
以节省大量时间此外 可以从任何地方进行处理。 搜索和查找文档 据国际数据公司 称 员工将近三分之一的工作时间用于搜索信息。同时 每天约 的生产力损 洪都拉斯电话号码列表 失是由于文档问题造成的。 中小企业尤其依赖高效的工作 以便有针对性地使用可用的员工资源。如果一名员工每天只损失 分钟搜索信息 根据研究 实际时间要多得多 那么就是每月 分钟或 小时或每年 小时。换算成瑞士法郎 这相当于每位员工每年 至 瑞士法郎。 或 等现代文档管理系统 依赖于 原则。通过全文搜索可在几秒钟内找到所需信息。
为了省时间 图片来源 对内对外发送文件
根据行业的不同 必须在内部或与外部合作伙伴交换不同的文件。尤其是在项目相关的公司 经常会有不同版本的文件 交流很热闹。 传统上 中小企业仍然依赖电子邮件转发。跟踪最新版本 所做的更改和可能的卷影副本有多容易 这些文件通常保留在个人电子邮 博导 件收件箱中 或者无意中在它们自己的数据载体上创建了卷影副本。 这种工作方式具有您可能也很熟悉的各种缺点。 例如 没有对所做更改的集中概述 手动合并不同的补充 没有版本的可追溯性 非结构化流程 具有清晰修订历史记录的中央文档和电子邮件存储库将为以项目为导向的公司提供各种效率优势 尤其是流程中更高的透明度和质量。
户条例 必须存档的文件包括
利用数字化机会的公司这篇文章举例说明了基于纸张的工作方式对生产力或透明度产生负面影响的常见示例。在日常业务中 个别员工或董事总经理通常不会注意到这一点。这可能是由于多年的习惯和繁忙的工作程序所致。通过这个博客 我们希望让决策者和感兴趣的各方意识到这些浪费时间的问题 并让人们意识到无纸化或无纸化办公的可能优势。 纸质归档 如今 瑞士中小企业将纸质文件归档并保存在联邦文件夹中 通常保存 年 的情况仍然很普遍。
根据商业账 例如 使商业交易可追溯的所有文件
第 条还规定 会计凭证的记录和存储方式不得在无法确定的情况下进行更改。 因此 没有审计证明归档软件或数字签名的公司仍然被迫将与业务相关的文件保 香港电话号码表 存在纸上。因为根据第 条 在网络驱动器上的正常存储不足以符合归档规定。 但回到真正的问题 您是否已经问过为了正确 有序地归档文件需要付出多少努力 如果员工不得不在稍后的某个时间点再次查找文档 例如由于查询 会发生什么情况 您能否在家中或旅途中使用纸质归档系统像在办公室一样高效 协作
工作 自动化和数字化 审计证明归档
不仅可以节省存储空间 提高效率和合作 还可以在整个公司范围内创造透明度并提高自助服务的程度 例如在查询时。 归档 图片来源 扫描实物文件 如今 公司通 博导 常不扫描所有实际到达的文件。原因很明显。 手动扫描 移动和正确命名文档需要额外的时间。 员工在繁忙的日常工作中往往得不到的时间。 后果往往如下 您有一个混合数据策略。可以通过数字方式找到单个文档 而其他文档只能通过物理方式找到。
复一日地转向在家工作和数字协
然而 与研究结果类似 可以观察到该主题存在于决策者中并且其影响得到普遍认可。虽然一些公司已经推出了战略和具体举措 但其他公司仍对具体的数字化项目犹豫不决。我们也可以根据公司和行业的规模确定主要差异 并且从实际角度来看 仍然可以确认 年的研究结果。但是 与 之前的阶段相比 态度和开放性在某些方面发生了变化。例如 通过 或 进行的在线会议肯定已经进入日常工作。 然而 的 也表明一些话题已经幻灭 这也可能是后 的影响。
虽然公司不得不日作 但事后您可能会
注意到许多问题尚未解决 并且完全以数字方式工作有某些缺点。根据 年数字晴雨表 包括所有者和董事总经理在内的各种决策者需要创造适当的 匈牙利电话号码列表 框架条件。其中包括通过进一步培训提升相关技能 以及建立合适的企业文化和工作环境。 具体在哪些领域进行推广 各种调查表明 在数字化方面 公司主要投资于 内部 流程的数字化 普华永道 年； 年 优化也非常重要。 调查 年 这意味着公司正在或应该特别问自己以下问题 年 我当前的流程 是什么样的 由于新的要求 我们必须修改其中的哪些流程 哪些流程可以数字化和自动化。
我们如何做以及如何衡量结果 哪里有速赢
哪里能快速见效 数字化瑞士 中小企业图解的期望 瑞士企业数字化期望调查 结论和未来展望 总而言之 可以说数字化对瑞士的中小企业来说非常重要 而且 博导 这个话题已经涉及到经济和人口。同时 数字化程度因年龄 技术诀窍 行业和资源等因素而异。因此 仍有许多未开发的潜力。绝大多数公司都是从内部流程的数字化和自动化开始的。成功的数字化转型需要开放 乐于变革的企业文化 管理层面的战略推进以及整个公司 技能的提升。
应该谨慎对待 因为 调查的是
根据 数字化指数 的受访者对数字化持积极态度 最近发布的 从人口角度也证实了这一点 。很大一部分人 约 认为数字化对经济的影响相当高到非常高 年 和数字晴雨表的数字化研究也表明了这一点 因此 数字化的话题似乎已经到来。然而 我们认为 对于瑞士 的研究德国中型公司 即 名或更多员工。这不一定是瑞士中小企业领域的典范。当前的数字晴雨表 也阐明了民众对各种数字主题的看法 这并不一定代表公司方面和数字化主题的有效进展。
那么瑞士中小企业的数字化程度有多高呢
瑞士中小企业的数字化程度差异很大 普华永道 年安永 年 年 。与小型中小企业相比 大型公司的数字化程度更高。同时 与高级管理人员的生理年 冰岛电话号码列表 龄呈负相关。这意味着管理层越老 中小企业的数字化程度越低 普华永道 年；安永 年 。 不幸的是 几乎没有任何准确和最新的数字。数字化程度或感知重要性也因行业而异 安永 年 。例如 在 年 只有 的贸易公司认为数字化的重要性 非常大 而服务和工业公司的这一比例分别为 和 建筑公司的这一比例为 。还有 圣加仑应用科学大学的 就行业差异得出了类似的结论。
规模较大的金融和保险公司在数字
化方面处于领先地位 另一方面 与 合作的最新研究显示 几年后 年 发生了积极变化。到 年 的受访公司将拥有至少一项数字化战略。根据调查 大流行对数字化转型和战略产生了影响。 我们对数字化状态的评估 由于我们每天都与瑞士德语区的中小企业接触 因此我 博导 们对企业的数字化程度有了更实际的了解。我们自己与 到 名员工的许多中小企业交谈的经验也显示了这里截然不同的态度和进步。虽然少数这种规模的公司已经采用数字化流程多年 但大多数 尤其是规模较小的公司 还处于起步阶段。
记录谁在何时访问文档以及进行
下面更详细地列出了必须遵守的个别标准 完整性 重要的是要确保所有相关文件都完整存档 并且没有任何内容 丢失 。由于人工智能和使用 工作流 的一致流程 具有智能索引的统一数字收件箱支持您确保文档完整。 完整性保护 必须确保会计凭证及相关往来函件的真实性和不可篡改性。必须能够排除对文档的任何操纵或修改。确保完整性的措施示例包括使用数字签名或实施记录文档更改的协议。
可追溯性 审计归档还需要文件的可追溯性
应该了哪些更改例如 对于收到的发票 您可以一目了然地看到谁打开 处理 批准和过帐了哪张发票以及何时。详细的更改日志确保可以跟踪所有处理操作。 身份验 印度电话号码列表 证和访问控制 重要的是要确保只有授权人员才能访问存档文件。因此 应控制对文档的访问权限 以防止未经授权的更改或删除。理想情况下 例如 发票在发布后会自动防止删除。这样 数据仍然完全可用。 数据安全性和可用性 数据安全性是审计证明归档的另一个重要方面。
这要求文档始终可用 并且即使在系统
出现故障的情况下 公司也必须能够在合理的时间内访问这些文档。例如 定期数据备份 安全网络连接和加密技术用于确保数据免于丢失或被盗。理想情况下 数据 博导 以加密方式存储 并在 个不同位置创建备份。 长期存档 数字存档必须确保文件在很长一段时间内保 持清晰和可用。为此必须使用合适的文件格式和存储技术 这些技术也将在未来得到支持。 标准是这里的通用格式。 文档 归档文件和所有归档过程的完整文档是审计安全的一个重要方面 参见。
有相应功能的数字归档解决
但是 有一些可能性和方法可以设置 环境 使审计证明存档系统可以运行。但是 这需要可以在 中提供的额外机制和设置。 必须经过专业的配置和丰富的功能 才能用于长期归档。 数字归档总结 总之 可以说数字归档是瑞士中小企业明智而有效的解决方案。与纸质形式的物理存档相比 数字存档具有许多优势 例如轻松快速地搜索文件 节省空间的存储以及快速轻松存档的可能性。
遵守法律法规和确保审计安全尤为重要
为此 企业应选择满足这些要求并具方案。 这样的解决方案应该有清晰的文档和日志记录 确保防篡改存储 并能够自动控制保留期限。此外 公司应定期进行备份 确保数据免受未经授权的访问。 瑞士的公司可以依靠大量专为满足审计证明归档要求并遵守法律 印度尼西亚电话号码列表 规定而设计的 解决方案。 数字归档解决方案不仅提供了一种存储和管理文档的有效方式 而且满足法律要求并确保审计安全。因此 中小企业应该集中处理这个话题 并根据他们的个性化需求选择合适的解决方案。数字化对瑞士中小企业的巨大重要性 考虑到不断变化的市场条件 步步为营就是倒退 这句格言再合适不过了 它向许多中小企业表明 最迟现在需要采取行动。
赫尔维蒂亚 年 数字化为瑞士公司提供机遇和风险
但有一件事是肯定的 数字化是企业竞争力和增长的极其重要的驱动力。成功的数字化有助于从竞争对手中脱颖而出 并在市场上和竞争对手中取得成功。中小型企 博导 业 尤其依赖于它 以便能够在日益数字化的市场环境中站稳脚跟。全面的数字化战略有助于抓住 数字化带来的机遇并将风险降至最低。 但是瑞士中小企业的数字化又如何呢 瑞士公司在数字化方面处于什么位置 对数字化的看法和态度 在瑞士 中小企业非常需要数字化转型。
其他文件取决于业务的类型和范
这尤其包括 分类帐 指用于代表公司业务交易的所有账簿 收据和记录。这包括 例如 来自工资核算 应收账款和应付账款的文件 参见 ü 。 年度账目 即资产负债表 损益表以及附录和管理报告 商务信件 即所有信件 电子邮件和其他文件 例如合同 只要这些文件对于理解商务交易或预订所依据的事实是必要的 必须围绕业务交易专门保留哪些业务信函和围。公司的财务状况以及债务和应收账款必须完全映射和可追溯。
文档必须存档多长时间 根据 与会计相
关的商业文件必须保存十年该期间从创建文件的财政年度结束时开始。但是 也有一些例外情况适用更长的保留期。 以下文件保存 年 代表公司权益的股 伊朗电话号码列表 份或参与资本的记录 与计算存款税和不动产 房地产 自用消费有关的文件。 房地产交易文件 重要的是要注意 保留期仅从业务记录中最后一个条目的日期开始。对于合同或协议 该期限自订立之日起适用。 归档义务在实践中的重要性 遵守归档商业文件的法律规定对于瑞士的公司来说非常重要。所有业务流程都必须可以通过存档文件进行追踪。
如果遇到税务机关的稽查或在法庭上
发生法律纠纷 存档的文件可以作为证据。 需要注意的是 归档数据的审计安全性必须得到保证 才能在法庭上作为证据使用。 一句话总结 就是数据不能被 博导 更改 不能删除 必须时刻保持可追溯 可追溯。 数字存档要求 因此 文件应以审计证明的方式进行数字存档。但是审计证明是什么意思 审计证明意味着电子文件和记录以这样一种方式存储在档案系统中 即它们在以后的某个时间点仍然是完整的 未更改的和可追溯的。
所周知的 资源管理器 中归
这允许跟踪和检查所有过在实践中 这对于中小企业来说规模过大 但严格来说 这将是真正的审计证明归档的一部分。但是 明确规范和记录存档数据的责任是有意义的。 存档规定在实践中意味着什么 因此 符合法律规定的数字存档需要的不仅仅是简单地扫描纸质文件并将它们归档到可更换的数据介质上 例如普通的 驱动器 或数据存储器因此 在众档是不够的。
为了进行有效的数字归档 重要的是使
用提供所有必要功能的合适的软件解决方案或平台。好的软件应该能够以防篡改格式保存文档 启用访问控制 日志访问并确保长期数据安全。例如 文档 以色列电话号码列表 管理系统 可以提供帮助。 瑞士存档软件示例 以下文档管理系统 在瑞士尤为普遍。哪种 解决方案最适合特定情况 必须根据具体情况进行评估 并取决于其他个别要求。 文档软件 是来自德国的综合 解决方案 特别适合中小型企业。它提供了一个用户友好的界面 并允许轻松的文档捕获 管理和归档。 还拥有 ü 商业记录条例 认证。
因此 它是瑞士官方认可的数字存
档文件解决方案另一大优势是集成人工智能 它可以读取供应商发票等传入文档。该解决方案也可以作为 软件即服务 完全从云中获得。 档 是一种高度可定制的信息管理解决方案 通常用于瑞士的信托部门和其他面向服务的公司。该解决方案的特点是非常智能的 博导 授权管理和各种信息的上下文。 不仅以文档为中心工作 而且还可以映射公司中的所有流程 并在一个平台上与外部人员协同工作。 共享点 不是经典的文档管理系统。关于 提供什么以及它在多大程度上允许根据法律标准进行数字存档的讨论一直存在。唯一的 订阅和 或 中的文档存储尚不能确保审计证明归档。
存档 商业文件的归档是各
积极的项目管理培训师认证项目管理专家 您将从参加网络研讨会中得到什么 您将了解项目管理系统 其元素及其含义。 了解如何使用 快速实施项目管理方法并克服公司内部的阻力。 找出为什么 对于经营公司和实现其目标很重要。 您将了解如何证明对系统项目管理进行投资的必要性。 只有参与者会收到一份简单且用户友好的文档来计算 的投资回报率。为什么要数字种规模公司业务运营的重要组成部分。因为瑞士义务法典 要求公司将其商业文件保存一段时间。
这些文件必须以审计证明的方式存档
以便在发生审计或法庭法律纠纷时可以作为证据使用。 尤其是对于瑞士的中小企业而言 与传统的纸质存档相比 数字存档现在是一个有吸引力的选择。因为它不 意大利电话号码列表 仅节省了空间和时间 而且节省了成本。数字存档为公司提供了以安全 可访问且具有成本效益的格式存储文档的机会 最重要的是 能够使用全文搜索快速再次找到它们 就像您今天在 中搜索信息一样。不再需要转到存档和翻阅文件夹。 但是 必须满足审计证明 数字存档的某些要求 以便公司满足法律要求。
在本文中 我们在数字存档的背景下
解决了这些法律要求。 最后 我们还将展示一些瑞士数字归档解决方案的示例 以帮助企业选择合适的解决方案。 存档义务 这些法律适用 瑞士法律要求对商 博导 业文件进行数字存档。这适用于在商业登记簿中登记的所有公司。相关法律在瑞士义务法典 第 条中规定。它规定了哪些文件必须存档以及它们应该保存多长时间以符合法律要求。 哪些文件必须存档 必须保留对业务管理和控制很重要的业务记录。
物加工场地 包装产品以及建
总的来说 俱乐部的会议是在友好交流和创造性互动的氛围中举行的。与会者高度赞赏此次活动的形式 并表达了希望更频繁地见面的愿望。我们感谢那天和我们在一起的每一个人 感谢您的客气话 诚实的反馈和建设性的建议 客户 您是最棒的 创建了一个项目管理系统 年底 公司 商标 启动了一项大型投资项目 以建设大型生产和物流综合体。该项目涉及创建新的谷造面积达数千平方米的自动化仓库。
米 引入 是为了提高项目效率并改善公司
的生产流程作为实施的结果 所有 项目都被转移到系统中 应用了控制点管理方法 并配置了项目实施控制工具。该平台在财务 指标等方面与公司其他系统 象牙海岸电话号码列表 成功对接。 计划在新综合设施建成后 在俄罗斯谷物 薄片和谷物市场的份额将增加到 三分之一的产品将出口到中国。如何证明将 引入高层管理人员是合理的 公司项目办公室负责人 将在 月 日的免费网络研讨会上讲述。
网络研讨会将汇集业主 开发和 主管
项目办公室负责人 并回答最紧迫的问题 软件产品在现代商业中扮演什么角色 项目管理系统 由哪些元素组成 它们如何相互关联 软件产品负责什么 它如何影响 的 博导 实施和运行 系统中有哪些工具支持公司的发展 如何计算 的回报 关于音箱 公司项目办公室负责人埃琳娜 菲利波娃 。超过 年的项目管理经验。管理实施项目和项目组合管理的重大项目。
