须应雇员的要求公开 第 条第
但是 处理文件的透明度和新法规带来的数据安全性提高又如何呢 因为这将访问授权和合法合规 审计证明存档的主题带到了前台。 数据保留要求 除了这些更一般的数据处理原则外 还应遵守以下关于数据保留的规定 数据准确性 这包括定期检查数据并在必要时删除或更正数据的义务 第 条第 款 。 数据安全 必须通过适当的组织和技术措施保护个人数据免受未经授权的处理和访问 第 条 。这还包括防止后续更改。 提供信息的义务 人事档案中收集的数据必 款和第 款。
这不仅为雇员带来了更多的权利
也为雇主带来了更多的义务除了额外的管理工作外 尤其不能忽视技术措施。 处理个人资料的行动建议 这些变化对您和未来的人事数据处理意味着什么 作为 尼日利亚电话号码列表 在信息和文档管理领域具有专业知识的数字化合作伙伴 我们推荐以下五个步骤。 行动建议 准备处理人事数据变更的 个步骤。 图片来源 使用 创建 通过这五个步骤 您不仅可以了解数据处理的当前状态 还可以清楚地了解您需要采取的行动。
措施 为落实个人资料处理要求
可采取以下措施 审查现有的 数据保护声明和人事条例 如有必要 调整未来的 雇佣合同 审查现有的国外转让以确定它们是否符合要求 尤其是 中的国家列表 审查 博导 有关报告义务和必要性的流程 必要时审查技术要求和调整 为扩展信息义务设置访问权限 完整的处理文档以提高透明度 审计归档 员工培训 指导 这会给您的公司带来相当大的管理工作。使用文档管理系统 您可以最大限度地减少这种工作。在下一节中 了解 如何支持您实施新指南。
遵守截止日期和数据安全方面的
出于这个原因 他们应该被敏感地对待 员工数据是 含义内的数据集合 因此 必须采取适当的技术和组织措施来处理员工数据。借助现代文档管理系统 您可以相应地实施这些要求。 此外 关于提供信息的义务日益增加 解决方案减轻了您在提高透明度 义务 内部数据处理 对于您作为一家公司 请务必注意 您仅在雇佣关系所必需的范围内处理个人数据。这意味着 例如 您需要为您的公司选择合适的申请人的数据。
还有对雇佣关系的实施 行使或终止很重要的数据
在任何情况下 员工都有权检查自己的人事档案 并可以更正不正确的条目。当前适用且修订后的 的前景是对个人数据的透明处理。这也会影响处理员工数据 波斯尼亚和黑塞哥维那电话号码列表 的流程。 员工记录 员工有权查阅自己的人事档案。 图片来源 如果秘密获取员工数据 这违反了透明度要求 因此也侵犯了员工的个人权利。根据数据保护法 这可能会导致制裁。根据新的 这些制裁将比以前高出许多倍。如果我们现在将适用的 与新的 进行比较 很明显 员工的信息义务已大大扩展。
合规性要求也得到加强 从而增加了
对数据正确性 数据安全性和提供信息义务的要求。 员工需要了解什么 根据信息义务 您必须提供的最低限度信息是什么 原则上 您必须提供您的员工能够维 博导 护其数据保护权利所需的所有信息。在下表中 我们为您列出了最少的信息并进行了简要说明。 使用 创建的人员数据 必须至少向员工提供的信息。 由 创建 当然 这个最少的信息只反映了 的一部分。幸运的是 相应的数据保护声明可以涵盖这些内容。
息的访问权限是单独分配的
这使您能够更有效地进行通过数字归档获得的空间也不容小觑 并且可以节省额外费用此外 数字化消除了印刷成本。 使用数字人事档案 您可以大大减少管理这些档案所涉及的工作量。不再需要的文档可以快速 轻松 彻底地删除。通过文档索引 您的员工可以比使用传统文件更快地找到信息。此外 文档和信息更易于搜索。 审计归档 个人数据的保护起着重要作用。
因为使用基于纸质的人事档案或文
件系统 访问很难被追踪。一个优秀的法律体系 其中对文件和信 确保所有文件和数据的安全。 这意味着只有授权用户才能访问人事文件 并且每次访问都被完整记录。此外 电子员工档案通过所有数据的审计证明存储支持文档的安全存储。这显着改善了人事档 开曼群岛电话号码列表 案的数据保护。 结论 如果我们将数字人事档案与传统档案进行比较 就会清楚地看到数字档案的优势大于劣势。从长远来看 不仅让您的员工工作更轻松 而且节省时间和成本也会对您的公司产生积极影响。此外 您可以更灵活地应对不断变化的法律要求或不断变化的保留期限。 通过将您的人事档案数字化 您迈出了迈向数字化未来的第一步。
有没有引起你的兴趣 作为数字化合作伙
伴 我们可以为您在贵公司实施数字人事档案提供最佳支持。我们称职的团队随时为您提供个性化咨询。 然而 在未来 所有个人以及公司从其获取个人数据 或个人数据 的员工都必须被透明地告知数据处理的基础。这确保了数据主体可以根据 维护他 博导 们的权利。这意味着信息义务大大扩展。为此 必须向员工提供法律规定的最少信息。为了让您的 为新 的变化做好充分准备 我们为您整理了有关此主题的概述。 目录 快速概览 人事档案尤其经常包含有关员工的非常个人化的数据。
加快公司的工作流程 同时改
同时 由于索引数据 也称为元数据 可以自动映射经典的层次结构可以控制访问权限 以便只有具有法律要求的员工才能获得访问权限。 如果需要 员工可以访问自己的文件或部分文件 这与纸质文档或文件系统不同。通过这些可选选项 您可以进一步扩大电子文件的优势 同时减轻人力资源部门的员工负担。例如 员工可以从自己的数字人事档案中自行下载所需的工资单副本 而不是让人力资源部门去做。 数字人事档案的优势 数字人事档案对企业有很多好处 尤其是在提高效率和降低成本方面。
此外 您还可以通过审计证明归档来确
保更高的数据安全性使用数字文件 您可以善数据保护。我们在下面为您列出了最重要的优势 通过集中管理所有人事数据简化工作并提高效率 减少人工操作 从而节省 捷克共和国电话号码列表 时间和成本 通过审计证明存档提高安全性 确保遵守新的瑞士数据保护法 劳动便利化 通过分散访问 所有授权员工都可以从任何地方访问人事文件。这样 您也可以在您的家庭办公室可靠 安全地使用数据。这使您的员工能够在需要时准确访问信息 即使是在出差期间。 与同事的协作也大大简化了 因为可以以简单的方式一起创建和编辑文档 而无需任何繁琐的来回发送。
数字人事档案的优势 由于基于文档
管理系统 集中合并所有数据 您只需一个应用程序即可访问所有人员数据。具有适当授权的员工可以自己访问您的文件 例如工资单。这让人力资源部门松了一口气 因为员工可以自己解决请求。 节省时间和金钱 与纸质文件不同 使用数字人事档案可以节省 博导 空间 时间和成本。通过自动化流程 例如申请流程 休假请求 员工入职或员工离职 您可以加快流程。 与手动工作流程相比 这可以节省您的时间。无论是申请流程还是新员工入职 预先定义的顺序确保以工作流的形式遵循所有步骤。
支持数字流程 即所谓的工
缺勤和费用管理 休假申请通常仍由人工处理许多人力资源部门仍然使用单独的工具或 列表来提供此数据的概览。这使得几乎不可能快速轻松地处理休假请求 并且通常意味着大量的管理和手动工作。 即使有费用管理 计费通常也很乏味并且需要付出很多努力。这个相当繁琐的过程不仅意味着您的人力资源部门需要更多的时间和金钱 而且还会导致员工的不满。 因此 为了尽可能降低内部管理成本并同时提高内部透明度 快速简单的缺勤和费用管理对于现代公司来说是必不可少的。
数字人事档案 应对当今人力资源部门挑
战的一个可能解决方案是数字人事档案和作流。使用此解决方案 可以快速轻松地以数字方式存储所有人事文件 并且您可以选择对所有员工数据进行 视图。为此 只需扫 多米尼加共和国电话号码列表 描或从现有软件应用程序中提取所有文件 然后将其整合到数字人事档案中。 通过这种方式 您可以逐步将更多工作流程数字化 并通过自动化流程确保更高的效率。有了电子人事档案 您人事部门的工作流程和程序应该得到最佳和安全的结构化。与传统的人事档案一样 电子员工档案将包含所有存储的信息。
借助数字工作流程 您可以通过更快地
处理任务来减轻员工的负担这使您的员工有更多时间专注于增值任务。 数字人事档案 借助数字人事档案 可以 度全方位查看所有文件和信息。 图片来源 使用 创建 有了数字人事档案 您可以完全用文件系统代替手工工作或用纸张代替模拟工作。通过这种方式 您 博导 不仅可以实现更快的流程 还可以节省内部成本 纸张 打印成本 存储成本 工作时间 并可以提高员工的满意度。访问权限也可以通过电子员工档案进行智能控制。 获得授权的员工可以按照类似谷歌的原理用关键字搜索信息。
常需要很长时间 并且需要付
保留期 保留期在人力资源部门也起着重要作用因为根据法律规定 根据文件的类型 有不同的截止日期。例如 您必须在申请程序完成后立即删除 申请人文件。另一方面 其他文件必须在创建日期后保留 到 年。 例如 工资单也必须在员工离职后存档 年。但离职后必须删除 简历等个人资料。必须手动检查和确保这些不同的保留期限。行政工作对您的人力资源部门来说是巨大的 并且会占用宝贵的时间。
人力资源流程 除了文件管理 数据保护规
定和各种保留期限外 现在还有申请流程 入职 即新员工的招聘和有针对性的整合 休假申请和费用管理等人力资源流程。 招聘 招聘过程通出很多努力。在大多数情况下 所有对职位发布很重要的要求必须首先由相关部门编制和批准。只有这样 申请人的实际选择和 马来西亚电话号码列表 接受和拒绝才会从广告开始。为了减少管理工作 必须简化这些过程。 这样 申请人状态不会丢失 您可以准确说明反馈待处理或谁已被拒绝。尤其是在今天 对于公司来说 保持较低的行政工作量并同时以专业和称职的方式向潜在候选人展示自己是很重要的。因此 尽快通知申请人以及下一步可能采取的步骤非常重要 依法遵守删除和保留期限。
事实证明 在拒绝后删除法律要求的所
有文件尤其成问题由于现在很多申请通常是通过电子邮件收到并在内部转发 因此很难保证它们在被拒绝后会被彻底删除。 因为通过将电子邮件转发给公司中的其他决策者 会创建一个巨大的数据轨迹。从数据保护的角度来看 这是有问题的 因为您作为一家公 博导 司必须保证完全删除。 入职 为了让新员工能够尽快发挥其全部潜力 他们必须迅速开始工作并提供所有必要的信息。这包括管理任务 例如注册新员工 例如社会保险 及时创建内部 访问以及提供必要的技术入职文件和培训。过渡越快越容易 找到你的出路并让 新员工入职 你就能更快地发挥他们的全部潜力。
护和数据安全的要求 以及
我们每天花大约 分钟搜索文件 图片来源 如果我们现在看一下员工周期 你很快就会发现 除了文档管理和招聘之外 日常任务中还增加了入职 缺勤管理或费用管理等 流程。传统的文档处理和归档 列表和工作流程几乎不可能实现高效及时的人员管理。但让我们仔细看看今天的挑战。 文件管理 当我们谈论文档管理时 我们指的是您在人力资源部门处理的所有数据和信息。最大的挑战之一是不仅要跟踪文件的存储位置 还要履行所有相关义务。
职责意味着 例如 对数据保不同的保留期限
如果由于不清楚或不正确的归档或通过电子邮件不受控制地分发而没有正确遵守这些规定 这甚至可能导致立法者的制裁。 数据安全和数据保护 个人数 马其顿电话号码列表 据作为特别值得保护的个人数据 例如联系方式 健康数据 工资数据 属于新修订的数据保护法 。这意味着您的员工对其个人数据拥有更多权利。这意味着您不仅必须能够提供有关所收集的所有员工数据的信息 而且还要保证其完整性和保护性。因此 重要的是您可以从技术上确保所有数据的安全。
这意味着信息或文件不会丢失
无法更改且可追溯 在这种情况下 您应该回答以下问题 是否保证对所有数据进行简单快速的概览 是否完整记录了所有访问和更改 安全储存的技术要求是否 博导 到位 信息披露义务能否依法得到保障 员工应该只能访问他们需要的信息。 图片来源 由于将于 年 月生效的修订后的数据保护法 最后一个问题的重要性尤其会增加。因为员工数据作为特别值得保护的数据也属于该法。由于有提供信息的义务 您有义务向您的员工披露所收集的关于他们的数据。
会为您提供员工或业务流程
第 步 在您的公司实施解决方案 引入新的业务流程需要仔细规划 并取决于您公司的规模 结构和项目的总体范围。在正式引入之前 项目团队应该对解决方案进行充分的测试。此外 应与数字化合作伙伴进行最终验收。这为您提供了新的工作流程将很快被员工接受的安全性 并且不会有用户的挫败感甚至更大的阻力。 可以在我们的白皮书中找到关于您的数字化项目上线的最重要提示。然而 给人力资源部门带来沉重行政负担的不仅是信息和数据的数量 还有不同的归档结构。
纸张存储 文件系统或网络驱动器无关紧要
因为所有这些文件都有一个共同点 它们不 例如申请状态 的 视图。因此 您的员工将大部分工作时间用于归档 组织和搜索文档 信息和数据。 除了简单 卢森堡电话号码列表 的概述之外 几乎不可能设计出高效 简单的 流程。这贯穿整个员工周期 从招聘到员工离职。为了让您不仅可以在将来简化归档工作 还可以简化流程 我们将在这篇博文中介绍数字人事档案的方法。详细了解好处和优势。 目录 快速概览 人力资源部的任务越来越广泛和重要。在数字化进程中 数字化人事档案是实现员工数据有效安全管理的重要途径。
更严格的法律要求在数据安全
信息要求和保留期限方面给人力资源部门带来了额外的挑战。 借助数字人事档案 基于文档的人力资源流程可以快速轻松地实现数字化和自动化。这加快并简化了人员环境中的任务。 不仅人力资源方面有优势 员工也能从更高效的流程中受益。 当今人力资源 博导 的挑战 一开始 您已经体验到您的人力资源部门面临的一些挑战。然而 这些只是决定人力资源部门日常工作的 几点。 为了让您拥有无纸化办公 将所有文档数字化非常重要。
得支持 谁可以为您提供服务
此外 您不仅应该决定软件解决方案 还应该决定数字化合作伙伴。我们建议考虑以下标准 能力 合作伙伴能否应对您的挑战并胜任地指出不同的解决方案并为您提供建议 联系人是否具有业务和技术知识的健康组合 服务导向 合作伙伴对您的需求的响应程度如何以及相关信息的交付速度如何 报价的透明度如何 支持质量 评估项目结束后您将如何获 以及问题 用户问题和扩展的速度。
在这里 我们也建议进行长期思考 因为您将使用
该解决方案多年 因此也会与您的合作伙伴一起工作。 第 步 与您的数字化合作伙伴一起定义目标概念 在此步骤中 您将与选定的合作伙伴一起为您的数字化 立陶宛电话号码列表 项目开发解决方案概念。凭借他的专业知识 他会向您展示各种选择并为您提供详细建议。此步骤也可以单独进行 无需您事先决定使用软件解决方案。根据您的评估标准 在此处继续与您期望获得最佳结果的合作伙伴。 通常会针对解决方案概念与所有相关利益相关者和数字化合作伙伴举行研讨会。在那里讨论了中心点 然后由合作伙伴将其记录在一个概念中。
我们还建议在此步骤中使用原型 因为这
可以让您 客户 更好地了解最终结果的外观。 会议理念 图片来源 第 步 实施您的 解决方案 在与您的数字化合作伙伴一起回答了所有问题后 您可以开始实施 并提供清晰的需求概况和合适的系统。重要的是实施是 敏捷的 。单独的 有意义的工作包被放在一起并 博导 在很短的时间间隔内开发。 通过原型制作可以快速获得良好的结果 而您作为客户可以看到结果是否完全符合您的期望。在两到三个迭代中 您将获得适合您公司的完美解决方案。 解决方案的优势尤其在于 您的反馈和新要求可以在项目期间非常快速 轻松地纳入。
们的白皮书中找到这方面的详细
因此 我们建议为公司的数字化转型定义一个总体愿景和战略 并将其分解为更小的 单独的目标 并依次确定它们的优先级。 如果您的愿景是无纸化管理 那么您的首要目标之一可能是对必须归档的文件进行数字化 审计证明归档和应付账款处理的数字化。 第 步 具体化您的数字化项目 您现在知道您的工作方式和相关挑战 并从中得出了您的数字化目标。基于挑战和目标 现在应该更准确地定义和放样项目。
理想情况下 您将这些总结在规范中或至
少在简短的 项目简介 中应始终考虑成本 收益和投资回报。 有兴趣了解更多关于项目简介的内容吗 您可以在我信息。 此外 最迟也应在此时将受影 黎巴嫩电话号码列表 响的人员带上船。事实一再表明 重要员工的早期参与对于项目的成功至关重要。 数字化 图片来源 第 步 评估软件解决方案和数字化合作伙伴 现在 您最迟应该开始寻找可以解决您的挑战并与您一起实现目标的潜在解决方案提供商。软件市场巨大 决策者通常很难跟踪和了解差异以及对项目和工作流程的潜在影响。
关于 解决方案 我们建议您考虑以下选择标
准 解决方法 解决方法如何令人满意地应对您的挑战 灵活性和可扩展性 该解决方案是否提供了高度的灵活性 是否可以在不增加成本的情况下针对其他应用程序进行扩展 或者这是否与编程工作和附加模块有关 连接到外围系统 您现有的外围系统能否以合理的 博导 成本连接 可持续性 是否是符合当今标准并不断得到进一步发展的综合软件解决方案 用户友好性 用户友好性是项目成功的关键标准之一。如何评价用户指南和清晰度 我们的提示 依靠您认为 年后仍然是正确的可持续解决方案。
解当前的业务流程和可能
在这种情况下 我们更愿意谈论几乎无纸化的管理 因为这通常是数字化的最大潜力所在。 如果您对包含更多提示 技巧和核心问题的详细版本感兴趣 我们建议您下载我们的白皮书。 第 步 分析您目前的工作方式 一个项目在着手之前 应该确定实际情况。如果不能清楚地了面临的挑战 无论是 智能 目标还是具体项目都无法走上正轨。
在分析您今天的工作方式时 您应该主要
关注以下方面 与竞争对手相比 贵公司的进步程度如何 贵公司对年轻专业人士的吸引力有多大 您的中央业务流程是什么 同时包含大量文档和大量管理工作 将来 拉脱维亚电话号码列表 哪些业务流程也应该能够在办公室外处理而不会出现任何问题 您现在如何归档您的文档 这会带来哪些挑战和生产力损失 您准备好迎接新的瑞士数据保护法 了吗 有关这方面的详细信息 我们参考以下文章 单击此处 我们的实践经验表明 最大的短期潜力隐藏在与处理应付账款 进货发票 相关的行政流程中。
从接收到批准 预订和手动存档的手动
基于纸张的处理通常会导致更多的时间损失和透明度。 就服务公司而言 挑战更多在于项目管理以及项目或授权文件的归档。 为您的公司找出您今天损失 博导 最多时间的地方以及哪些业务流程带来挑战。 第 步 定义您的数字化目标 任何项目都不应在没有明确定义目标的情况下开始 因为没有目标 项目就不可能成功。由于您从第一步就知道您面临的挑战 因此您可以在第二步定义 智能 目标。在这种情况下 智能 代表具体的 可衡量的 可接受的 现实的和及时的。
短的时间内实现投资回报率
因此 必须减少和简化行政工作数字化程度高的中小企业具有竞争优势 内部文档流程通常仍然很复杂 而且每天都在浪费时间。这些在今天甚至都没有意识到。研究给出了每位员工每天 至 分钟的指导方针 这可以在一年内为每位员工快速节省 至 瑞士法郎。 数字化流程大大提高了业务流程的质量和透明度。 作为一个有吸引力的雇主 您今天必须通过家庭办公机会和现代数字化工作流程为自己赢得名声 以便能够招聘到最优秀的人才。
数字化项目可以在很 前提是策略和程序正确
您的中小企业目前的数字化程度如何 现在做健康检查 您想了解您的 在业务流程和文档管理方面的数字化程度如何吗 立即进行我们的免费数字健康检 科威特电话号码列表 查并找出答案。无纸化办公 如何应对 数字化 是一个非常广泛和复杂的话题。因此 在涉及数字化问题时 中小企业往往不知所措。在本文中 我们致力于无纸化办公 即行政 后台办公中经典办公流程的数字化。 成功地向无纸化办公室进行数字化转型需要各种步骤和考虑因素您很快就会失去对事物的追踪。
此外 制定清晰的计划并找到合适的软
件解决方案以实现无纸化办公变得更加困难。 特别是 企业经常会问自己以下有关数字化或无纸化办公的问题 我们的内部流程有效 我为什么要数字化 我应该从哪里开始数字化 我们公司在软件丛林中的正确解决方案是什么 在这一点上 我们假设您已经理解了 为 博导 什么要数字化 并且正在处理 如何 和 什么 。如果您仍然想了解为什么数字化对您来说不可或缺 我们推荐以下视频 单击此处 在这篇博文中 作为数字化合作伙伴 我们将为您提供一个粗略的 步计划 将您的公司转变为 几乎 无纸化办公室。